استفاده از سیستم های حضور وغیاب
سیستم های اتوماسیون حضور وغیاب موجب می شود که نظارت و مدیریت پرسنل به نحو احسنت اجرا شده و از کم کاری های احتمالی کاسته شود
سیستم های اتوماسیون حضور و غیاب موجب می شود که نظارت و مدیریت پرسنل به نحو احسنت اجرا شده
و از کم کاری های احتمالی کاسته شود . بعلاوه این اطمینان برای پرسنل حاصل می شود که به هیچ عنوان حقی از آنها ضایع نشده و کلیه حسابرسی ها طبق قانون و مقررات و ساعات ثبت شده در سیستم صورت می گیرد.با اتوماسیون کردن حضور و غیاب در یک سازمان، کلیه عملیات مربوط به ورود و خروج کارکنان شامل مرخصیها، مأموریتها،اضافه‌کاری، شیفتها، تقویمکاری و کارکرد پرسنل ثبت شده و قابل بازیابی است.
مزایای استفاده از سیستم های حضور وغیاب:
√ امکان گرفتن انواع گزارش برای مدیریت وجود دارد
√ مدیریت و پرسنل هر دو از صحت زمان های ثبت شده مطمئن هستند
√ امکان تقلب و دستکاری در ساعتهای ورود و خروج از بین می رود
√ محاسبه کارکرد پرسنل و حقوق و دستمزد آنها راحت تر صورت می گیرد
√ حفظ و نگهداری و بازیابی اطلاعات به راحتی امکان پذیر است
دستاورد سیستم حضور و غیاب:
شرح مختصری از امکانات کلی نرم افزار حضور و غیاب به قرار زیر می باشد:
مدیریت و نظارت کامل بر ورود و خروج و میزان کارکرد پرسنل
مدیریت و نظارت کامل بر میزان کارکرد پرسنل
تعریف انواع تقویمکاری، که برای هر تقویم می‌توان جداگانه تعطیل رسمی، تعطیل آخر هفته، تعطیل توافقی، رخدادها و مناسبتهای تاریخ را تعریف کرد.
تعریف انواع شیفتهای کاری از جمله شیفت هفتگی، گردشی(نوبت کاری)، شیفت آزاد، شیفت بدون محدودیت. قابل ذکر است برای هر شیفت علاوه بر زمان ورود و خروج روزانه، می‌توان مشخصات دیگری متناسب با نوع شیفت تعیین نمود. از جمله مشخصات اضافه‌کاری، شبکاری، تعطیل رسمی، تعجیل و تأخیر، مجاز به اضافه کاری اول وقت یا آخر وقت یا بین زمان ذکر شده در این شیفت است یا نه. اگر هست برای هر کدام محدودیت میزان اضافه‌کاری نیز قابل تعیین است و … )
کلیه موارد مربوط به مرخصیها در سیستم دیده شده است، درخواست انواع مرخصی ساعتی و یا روزانه، درخواست لغو و یا اصلاح مرخصی، تهیه مرخصی ساعتی به صورت گروهی، صدور حکم مرخصی روزانه به صورت انفرادی و گروهی، محاسبه مانده مرخصی، خرید مرخصی.
کلیه موارد مربوط به مأموریتها در سیستم دیده شده است، حالات مختلف انواع درخواست مأموریت مانند ساعتی، روزانه، داخل کشور، خارج از کشور، برون‌شهری بازگشت از مأموریت همچنین حکم مأموریت، لغو حکم مأموریت، درخواست اصلاح مأموریت در سیستم گنجانده شده است.
امکانات کلی سیستم حضور و غیاب:
تعیین سطح دسترسی کاربران سیستم
امکان ثبت و ویرایش کلیه مشخصات پرسنل
امکان فعال و غیر فعال کردن پرسنل در سیستم حضور و غیاب
امکان تغییر وضعیت پرسنل در شیفتهای مختلف هر زمان که بخواهد و برای هر تاریخ که مد نظر باشد و نیز کلیه اطلاعات ثبت شده در آن بازه زمانی با وضعیت جدید بروز می شوند
امکان تعریف پرسنل ساعتی و انجام محاسبه ویژه خودشان (ساعت و کارکرد)
امکان تصحیح خطاهای رخ داده در تاریخ های قبل
امکان صدور کارت برای هر پرسنل ثبت شده، از طریق نرم افزار (تعریف کارت در سیستم )
تشخیص کارت مجاز و غیر مجاز در سیستم با ذکر دلیل غیر مجاز بودن آن
امکان مشاهده لیست پرسنل فعال/ غیر فعال
امکان مشاهده لیست کارت های فعال / غیر فعال
امکان تعریف و ویرایش گروه های کاری
امکان تعریف اضافه کاری ها، شبکاری ها، ورود و خروج های زائد و کلیه مشخصه های اطلاعات برای هر گروه کاری
امکان تعریف و ویرایش شیفت های کاری
امکان تعریف محدوده کاری شیفت ، نحوه ورود و خروج در شیفت ، نعیین و محاسبه تعجیل و تأخیر در شیفت و انجام کلیه امور محاسباتی شیفت
تعریف المانهای حداکثر و حداقل شیفت و تنظیمات زمانهای ورود و خروج و اضافه کاری های شیفت
امکان تعریف انواع مرخصی های روزانه
امکان تعریف انواع مأموریت های روزانه
امکان تخصیص دادن و تنظیم کردن برخی از دستگاه ها فقط برای یکسری از گروه های کاری
محاسبه کارکرد پرسنل به صورت روزانه و ماهیانه قابل انجام است.
در محاسبه کارکرد عوامل موثر بدین شرح هستند، کارکرد، غیبت، کسرکار، اضافه‌کار(در روز تعطیل، اول وقت، بین روز، آخر وقت)، مرخصی روزانه (باحقوق و بدون حقوق، استعلاجی …) و مأموریت روزانه.
اصلاح ورود و خروج خوانده شده از دستگاههای کارت ساعت , اصلاح کارکرد چه دوره فعلی و چه دوره‌های قبل ممکن می‌باشد.
قابلیت اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد
قابلیت نمایش مشخصات پرسنل، نمایش ساعت، تاریخ، نوع ارتباط و نمایش پیغام روی صفحه نمایش
امکان تعریف گروههای کاری با دوره تناوب تا ۳۱ روز با ترکیب شیفتهای مختلف
امکان گروه بندی برای انواع تیمهای کاری با ورود و خروج مختلف
تنظیم مجوزهای لازم برای اشخاص، علاوه بر گروههای کاری و شیفتها تصحیح ورود و خروج بطور دستی
اشکالیابی طبق خطاهای داده شده روی ترددهای پرسنل در طول دوره
تعریف تعطیلات خاص برای آن دسته از گروههای کاری که از تقویم سازمانی استفاده نمی کنند.
کنترل و اصلاح نقص در ورود و خروج های ناقص
محاسبه کارکرد خالص پرسنل قرار داد ساعتی
محاسبه مدت حضور فیزیکی جهت پرداخت کارانه و افزایش تولید
امکان اتصال نرم افزار به انواع دستگاه بصورت online یا offline
امکان استفاده از چندین ساعت به طور همزمان
امکان تغییر شیفت پرسنل (در یک محدوده یا آزاد)
امکان تعیین قوانین محاسبه کارکرد روزانه، شبانه و ماهانه برای هر نوع استخدام
امکان ویرایش اطلاعات ورود و خروج با ثبت نام کاربرویرایشگر و زمان ویرایش
ساخت هرگونه گزارش با استفاده از سیستم گزارش ساز
ثبت کارکرد روزانه و ماهانه و امکان ویرایش آن با نگهداری سوابق کلیه اطلاعات
امکان ثبت کلیه عملیات مربوط به مرخصی، ماموریت، تایید کارکرد، تغییر شیفت کاری کارکنان، انواع مجوزهای ورود و خروج کارکنان، مجوز اضافه کاری، شبکاری و…
تعریف کاربران و تعیین سطوح اختیارات هر کاربر
آکاهی مدیر از وضعیت حضور پرسنل به صورت لحظه ای
پیشگیری از تمام خطاهای انسانی
نگهداری اطلاعات به مدت نامحدود
امکان تعریف کسانی که مجاز هستند در هر یک از دستگاه های حضور و غیاب کارت بزنند
امکان ثبت تردد از طریق صفحه کلید
امکان تعریف وضعیت کارتخوان بصورت جدول زمانی از طریق نرم افزار
قابلیت خواندن کد کارت
قابلیت رایت کد کارت
قابلیت تصحیح کد کارت
قابلیت المثنی کردن کارت
قابلیت انتقال سریع اطلاعات
اعمال تنظیمات لازمه برای گروههای کاری مختلف
محاسبه کارکرد خالص پرسنل قرار داد ساعتی
قابلیت تعریف کانال بصورت نمایش همزمان ، محل استقرار، شماره دستگاه و در گاه ارتباطی برای دستگاههای که بصورت شبکه قرار گرفته اند
قابلیت استفاده از تعداد ساعتهای مختلف بصورت شبکه
به روز رسانی مداوم رایگان
پشتیبانی انواع چاپگرهای نصب شده بر روی ویندوز
متصل شدن به درب بازکن برقی
صفحه نمایش فارسی ،انگلیسی،عربی
تقویم شمسی- میلادی
محاسبات اتوماتیک سالهای کبیسه و تعریف تعطیلی ها
امکان تعریف تقویم سالیانه ویژه هر سازمان : تعریف سال مربوطه ، مشخص کردن روزهای غیر تعطیل و تعطیل با ذکر دلیل تعطیلی آن
امکان بررسی ورود و خروج یک فرد و یا کلیه پرسنل در تاریخ های مشخص
امکان اصلاح ساعت ورورد و خروج و همچنین نوع ورود و خروج
امکان اصلاح ورود و خرو ج های زائد
امکان تنظیم دکمه هایFUNCTIONAL دستگاه برای انواع ورود و خروج
امکان ثبت انواع مرخصی و محاسبات مربوط به آن
امکان تعیین مانده مرخصی هر پرسنل و نمایش آن
امکان تعیین مرخصی ساعتی و معادل سازی آن با مرخصی روزانه
امکان اتصال به سیستم از طریق اینترنت و تلفن گویا و ثبت حضور و غیاب و سایر موارد دیگر از راه دور
